Als organisatie is het belangrijk om documentatie bij te houden en je bestanden georganiseerd te houden. Dit geldt voor projecten, maar ook voor andere bedrijfsprocessen. Met een automatische map-en template-functionaliteit binnen SharePoint kan je als organisatie tijd en moeite besparen bij het organiseren van je bestanden.
Wanneer je een nieuw project start, wordt automatisch een map aangemaakt binnen de mappenstructuur van je keuze. Deze map kan bijvoorbeeld in de hoofdmap van een bepaalde afdeling geplaatst worden of elders. Binnen deze map worden automatisch templatefiles aangemaakt die ingevuld moeten worden per project. Deze templatefiles kunnen eenvoudig worden aangepast en aangepast aan de specifieke behoeften van het project.
Om deze automatisering mogelijk te maken, zijn er een aantal stappen uitgevoerd. Eerst is de mappenstructuur binnen SharePoint opgezet, met submappen voor de verschillende afdelingen en processen. Vervolgens is de SharePoint-lijst gemaakt, waarin de projectinformatie wordt bijgehouden, waaronder de naam van het project en de afdeling waar het bij hoort.
Daarna heb is er een workflow gemaakt die de informatie uit de SharePoint-lijst haalt en de map en templatefiles automatisch aanmaakt. De workflow zorgt ervoor dat de juiste mappenstructuur wordt gevolgd, op basis van de afdeling waarin het proces plaatsvindt. Bovendien wordt de naam van het proces automatisch overgenomen en als mapnaam gebruikt.
Zo is het dus mogelijk om bijvoorbeeld automatisch binnen de map ‘Projecten’ een submap aan te maken voor het ‘Land’, om vervolgens hierin de projectmap met het ‘Projectnaam’ erin te zetten. De projectmap beschikt vervolgens over de templatefiles die nodig zijn per project.
Met deze automatische map- en template-functionaliteit kunnen organisaties zich concentreren op het belangrijkste aspect van hun werk, namelijk het uitvoeren van processen. De tijd die vroeger werd besteed aan het handmatig aanmaken van mappen en templatefiles, kan nu worden besteed aan het verbeteren van bedrijfsprocessen.
Kortom, de automatische map- en template-functionaliteit van SharePoint is een enorme tijdsbesparing voor organisaties. Met deze automatisering kunnen bestanden automatisch worden georganiseerd binnen de mappenstructuur van je keuze, met de juiste templatefiles die per proces moeten worden ingevuld. Door het implementeren van deze functionaliteit kan je als bedrijf efficiënter en effectiever worden in het organiseren van je bestanden en documentatie.
Als je hulp nodig hebt bij het implementeren van deze automatische map- en template-functionaliteit van SharePoint of andere technische aspecten van je bedrijf, neem dan gerust contact op. Wij helpen je graag verder!
